Vestre Toten Aktivitetsfond
Veileder for søknader til dekning av kostnader for enkeltmedlemmer
Vestre Toten Aktivitetsfond
Vestre Toten Aktivitetsfond (VTA) er en støtteordning til deltakelse i fritidsaktiviteter for barn og unge. Fondet er opprettet i samarbeid mellom Vestre Toten Frivilligsentral Aktiv, Vestre Toten kommune og kommunens lag og foreninger som tilbyr fritidsaktivitet for barn og unge i kommunen.
Målgruppe
Innbyggere med bostedsadresse i Vestre Toten kommune, i alderen 5-20 år, som opplever økonomi som en hindring for deltakelse i fritidsaktivitet.
Dette kan det søkes om
Fondet kan gi støtte til enkeltmedlemmer, helt eller delvis, til dekning av medlemskap, og ulike aktivitetsavgifter ved deltakelse i organisert fritidsaktivitet innenfor foreningenes ordinære tilbud. Fondet dekker ikke utgifter til innkjøp av utstyr, reiser, seminarer eller turneringer.
Hvordan søke støtte til enkeltmedlemmer
Kontaktperson hos foreningen søker på vegne av medlemmene sine. Søknader fra privatpersoner behandles ikke. Som et minimum bør medlemmet være registrert i foreningens medlemssystemer.
Foreningen bør velge en kontaktperson for fondet, som setter seg inn i fondets veileder, søknadsprosess og søknadsskjemaer.
Forventninger til dialog med medlemmet/medlemmets familie i forkant av søknad:
Informasjon fra foreningen om muligheten til å få bistand til å søke støtte, skal ut til medlemmene i god tid før faktura blir sendt ut. Henvis til fondets nettsider, www.vestretotenaktivitetsfond.no , eller legg ved infoflyer som kan lastes ned samme sted. For at medlemmer skal ha mulighet til å signalisere at de ønsker bistand bør denne informasjonen distribueres minst to uker før fakturaer sendes ut.
Informasjonen må være tydelig på hvem man skal ta kontakt med i foreningen, samt kontaktinfo til denne, dersom man ønsker å bli søkt for.
Denne informasjonen bør også ligge tilgjengelig på foreningens nettsider, sammen med annen informasjon om priser og avgifter ifm aktiviteten.
Familien/medlemmet skal samtykke til at det søkes om støtte i Vestre Toten Aktivitetsfond. Muntlig samtykke er tilstrekkelig.
Selve søknaden:
Det sendes EN søknad per medlem man søker støtte på vegne av, via fondets søknadsportal på nettsiden.
Søknader kan sendes kontinuerlig, men behandles i hovedsak ila de to første ukene etter 15.februar, 15.mai og 15.oktober. Fondet har behandlingsintervaller for å kunne følge med på og regulere tilskudd opp mot fondets økonomiske rammer.
I søknaden er det et punkt hvor det skal lages en kode for identifisering av søknaden, siden det ikke benyttes navn. Det er viktig at foreningen selv har oversikt over hvilke medlemmer de har søkt på vegne av, i og med at søknadsskjemaet ikke henter inn personnavn. Koden som blir brukt i søknaden vil bli oppgitt i vedtak fra fondet. Denne skal benyttes av foreningen ved innsending av faktura til fondet ifm utbetaling.
Lag kode slik: Skriv laget/foreningens navn (og evt undergruppe) + legg til et tall som følger medlemmet i laget/foreningens egen interne oversikt. Koden kan da benyttes for fremtidige søknader for samme medlem. For eksempel slik:
Raufoss IL Svømming 01
Fyrverkeriet kulturskole 13
Reinsvoll IF Fotball 08
Etter søknad:
Medlemmet skal informeres av foreningen om innvilget støtte, når svar på dette foreligger. Spesifiser hva det er gitt støtte til, og sum. Dette kan for eksempel gjøres ved at det fremkommer på fakturaen som sendes til medlemmet, at den er dekket med x sum fra Vestre Toten Aktivitetsfond.
Ved behandling av søknadene, fatter Vestre Toten Aktivitetsfond vedtak som sendes til avsender av søknad.
Vedtak brukes deretter av foreningen for å sende faktura til fondet.
Faktura sendes som PDF til post@vestretotenaktivitetsfond.no etter oppskrift vedlagt i vedtaket fra aktivitetsfondet.
Midler utbetales i henhold til vedtak fra fondet direkte til foreningen.
Det utbetales aldri midler til enkeltpersoner.
Foreningen dokumenterer i eget skjema til intern lagring hvilke medlemmer de har søkt støtte for. De dokumenterer også hvilke/n avgift det er søkt på, sum, dato for innsending og dato for innhenting av samtykke, samt innvilget beløp når dette foreligger. Dette dokumentet er også grunnlaget for evt stikkprøver.
Eksempel på intern oversikt:
